Cómo usar LIRABE

Las partes de LIRABE

Son tres cosas distintas.

La aplicación para móvil es aparte y llegará más adelante.

Entrar y salir

1. Abre lirabe.com y pulsa Entrar (o ve directo a lirabe.com/entrar.html).
2. Escribe el usuario y la contraseña. Al colegio se los da el administrador de LIRABE.
3. Según quién seas, LIRABE te lleva a la web de tu biblioteca o al panel de administración.

Para salir, pulsa Cerrar sesión en el menú (o Salir en el panel de administración). En ordenadores compartidos, sal siempre al terminar.

Administración

Todo se hace desde lirabe.com/admin/. El menú de la izquierda tiene: Inicio · Colegios · Estadísticas · Por revisar · Catálogo general · Solicitudes · Ajustes · Ayuda.

En Inicio ves lo que necesita atención: libros por revisar, solicitudes nuevas, colegios sin accesos, si falta el candado de seguridad (https) o si hace tiempo que no descargas una copia.

Dar de alta un colegio

1. Ve a Colegios › + Nuevo colegio. Si el colegio ha rellenado el formulario, también puedes hacerlo desde Solicitudes › Crear el colegio: los datos de contacto pasan solos.
2. Escribe el tipo y el nombre (por ejemplo «Colegio» y «Gaztelueta»), revisa el identificador (corto y sin espacios: no se puede cambiar) y, si lo tienes, sube el escudo.
3. Pulsa Crear el colegio. Se abre su ficha, en la pestaña Accesos.

La ficha de cada colegio tiene pestañas: Resumen, Accesos, Catálogo, Portadas, Estadísticas, Por revisar y Datos del colegio. Arriba está Abrir su biblioteca, para ver su web como la ven ellos.

Crear los accesos

No hay invitaciones ni correos: tú creas el usuario y la contraseña y se los das al colegio.

1. En la ficha del colegio, pestaña Accesos, hay tres casillas: Biblioteca, Profesorado (opcional) y Alumnos.
2. Pulsa Crear acceso. El usuario viene propuesto (biblioteca.identificador); puedes cambiarlo o poner un correo. Deja la contraseña vacía y se crea una fácil de dictar, como faro-libro-42.
3. Sale una ventana con los datos. Pulsa Copiar datos de acceso y pégalos en un correo o mensaje al colegio. La contraseña solo se ve en ese momento.

Si alguien la pierde: Nueva contraseña (cierra las sesiones abiertas con la anterior). Para cortar el acceso sin borrarlo: Desactivar. Con + Añadir otra persona puedes dar un segundo acceso de biblioteca o de profesorado.

Cargar o actualizar el catálogo

El programa de LIRABE no cambia: lo que cambia son los datos de cada colegio. Para cambiar libros, sinopsis o etiquetas de Otso basta con un archivo.

1. En la ficha del colegio, pestaña Catálogo, pulsa Descargar el catálogo (Excel) si quieres partir de lo que ya hay, o Descargar plantilla vacía.
2. Edita el Excel. Sirven también el CSV que exporta Libib o cualquier hoja con columnas Título, Autor, ISBN, Colección, Sinopsis… Si trae las columnas de Otso (edad y criterios por tramo de edad), Otso recomienda esos libros desde ese momento.
3. Arrastra el archivo a la zona de carga. LIRABE enseña primero qué va a cambiar: libros nuevos, actualizados, sin cambios y, si lo marcas, los que se quitan.
4. Elige Añadir los nuevos y actualizar los que ya están o Solo añadir los nuevos, y pulsa Cargar ahora.

Un libro se reconoce por su número de Libib, por el id de LIRABE (columna «id» del Excel descargado), por su ISBN o por título y autor. Los préstamos y los usuarios no se tocan. Los ejemplares nunca se quitan solos, y un libro prestado no se quita del catálogo.

Subir portadas

1. Pon a cada foto como nombre el ISBN del libro (9788413390338.jpg) o el código del ejemplar (2090000012345.jpg).
2. En la pestaña Portadas, arrastra las fotos o un .zip con todas. Se reducen solas antes de subir.
3. Al terminar ves cuántas se han puesto y cuáles no, y por qué. Con Ver y descargar los que faltan tienes la lista de libros sin portada en Excel.

Si un libro ya tiene portada, no se cambia, salvo que marques Sustituir las portadas que ya hay. La biblioteca también puede poner la foto de un libro desde «Editar libro».

Catálogo general

Es el catálogo de libros de LIRABE, el mismo para todos los colegios. Cada libro tiene título, autor, ISBN, sinopsis, foto y etiquetas de Otso. Empezó con los libros de Gaztelueta y crece cada vez que apruebas un libro en «Libros por revisar».

• Todo libro que entra en un colegio se mira en el catálogo general, venga como venga: escaneado, escrito a mano, con una lista o con un Excel o CSV. Si está, se le pone solo la sinopsis, la foto y las etiquetas, y Otso lo recomienda enseguida.
• En esos libros, el colegio solo cambia lo suyo: colección, grupos de Indagación, ubicación, notas y ejemplares. El resto lo cambias tú en Catálogo general › Editar (también la foto), y el cambio llega a todos los colegios.
• Si un colegio añade un libro que no está, te llega a Libros por revisar. Allí corriges la ficha, le pones foto y lo apruebas: entra en el catálogo general y en todas las bibliotecas que lo tengan.
• Puedes crear libros a mano (+ Nuevo libro), cargar un Excel, descargarlo entero y completar sinopsis y fotos desde fuera (DILVE, Google Books, Open Library y, si quieres, Claude).
• Para los libros editados en España, la mejor fuente de fuera es DILVE (la base de los editores): el registro es gratuito para bibliotecas en web.dilve.es; pon el usuario en Ajustes › Buscar libros fuera de LIRABE.

En la ficha de cada colegio, pestaña Catálogo, tienes Completar con el catálogo general y Quitar libros (sueltos, una colección entera o todo el catálogo).

Catálogos grandes de referencia

Son listados enormes de libros (por ejemplo, el de las bibliotecas públicas de la Comunidad de Madrid, con unos 700.000 libros por archivo). No entran de golpe en el catálogo general: sirven para reconocer libros. Cuando un colegio carga un libro que no está en el catálogo general pero sí en la referencia, pasa solo al catálogo general con su título, autor, editorial, año, páginas y sinopsis (si la hay), con etiquetas de Otso propuestas automáticamente, y su foto se busca por ISBN poco a poco.

1. Sube el archivo .tsv.gz por la gestión de archivos de Arsys a la carpeta importar de la web (está cerrada al público).
2. En el panel, Catálogo general › Catálogos grandes de referencia, pulsa Importar. Tarda unos minutos; si se corta, vuelve a pulsar y sigue donde se quedó.

Origen de los datos: Comunidad de Madrid (licencia CC BY 4.0).

Por revisar

Aquí llegan los libros que los colegios cargan (uno a uno o con un Excel) y que no están en el catálogo general. Antes de llegar, LIRABE busca sus datos fuera (DILVE, Google Books, Open Library). Mientras los revisas, el colegio ya los puede prestar; Otso los recomienda cuando los apruebas.

• Cada libro sale una sola vez, aunque lo tengan varios colegios. Arriba puedes filtrar: sin foto, sin sinopsis, sin criterios o completos.
• Etiquetas de Otso automáticas: cada libro llega con las respuestas de Otso ya propuestas (edad, tipo de historia, cómo te hace sentir, cuándo pasa, protagonista, cuánto leer y formato). Las calcula LIRABE leyendo el título, la sinopsis, el autor, la editorial y las páginas, y comparando con los libros parecidos del catálogo general; aprende sola cada vez que apruebas libros. Si en Ajustes has puesto la clave de Claude, Claude las repasa también automáticamente. En la lista pone «Otso: propuesta automática». Tú solo las revisas y apruebas (uno a uno o todos de golpe). En el Catálogo general, Clasificar automáticamente los que no tienen etiquetas hace lo mismo con los libros que ya están sin etiquetas.
• Uno a uno: marca los libros (o ninguno, para todos) y pulsa Revisar uno a uno. Corrige, pon la foto (también pegándola con Ctrl+V) y pulsa Aprobar y siguiente (o Ctrl+Intro).
• En cantidad: marca libros y usa Buscar datos fuera, Buscar fotos, Aprobar o Rechazar.
• Con Excel: Descargar Excel, rellena sinopsis y criterios (la hoja «Valores» dice qué palabras usar; Claude te puede ayudar a rellenarlo), y Cargar Excel. Antes de aplicar ves cuántos cambian y cuántos quedan completos; puedes aprobar de golpe los completos.
• Es el mismo libro que otro del catálogo (otra edición u otro ISBN): ábrelo y usa «Es el mismo libro que…». Los colegios reciben la ficha que ya había.
• Correcciones: si un colegio ve un error en un libro del catálogo general, te lo manda desde «Editar libro». Puedes aplicar lo que propone con un clic.

Fotos en cantidad

1. Prueba primero Buscar fotos (en Por revisar) o Buscar fotos automáticamente (en Catálogo general): LIRABE las busca por ISBN en Open Library, DILVE y Google Books.
2. Para las que falten, descarga la Lista para buscar fotos: es un Excel con el nombre que debe tener cada foto (el ISBN) y un enlace para buscarla.
3. Guarda las fotos en una carpeta del ordenador con ese nombre (por ejemplo 9788413390338.jpg; también vale el ISBN-10).
4. Pulsa Subir fotos (carpeta o .zip) y elige la carpeta entera. Antes de subir ves a qué libro va cada foto. Las fotos se ponen en el catálogo general, en Por revisar y en todos los colegios.

En el catálogo general, cada libro guarda su historial: puedes volver a como estaba antes de un cambio.

Estadísticas

En Estadísticas (todos los colegios) o en la pestaña Estadísticas de cada colegio ves:

• Cuántas búsquedas hacen los alumnos con Otso, por mes y por edad, y qué piden: tipo de historia, cómo se quieren sentir, época, protagonista, cuánto quieren leer, formato e idioma.
• Qué libros eligen con ¡Me lo llevo! y cuáles les propone Otso primero.
• Préstamos por mes, libros más prestados, préstamos activos y vencidos.
• Huecos de la colección: lo que piden y la biblioteca no tiene bien cubierto. Sirve para decidir qué comprar.

Elige las fechas (este curso, últimos 30 días, todo o un periodo) y pulsa Exportar a Excel. No se guardan nombres de alumnos en las búsquedas.

Ajustes y copias de seguridad

• Correo y avisos: desde qué correo salen los avisos (tiene que existir en Arsys, por ejemplo info@lirabe.com) y a cuál te llegan. También puedes poner un aviso para todos los colegios, que sale arriba en su web. Cada colegio puede tener además su propio aviso (pestaña Datos del colegio).
• Claude: con la clave de la API, al añadir un libro se rellenan solos la sinopsis y los criterios.
• Mi cuenta: tu nombre, tu correo de entrada y tu contraseña (mínimo 10 caracteres).
• Administradores: dar acceso de administración a otra persona.
• Copias de seguridad: Descargar copia completa y guárdala en tu ordenador. Hazlo al menos una vez al mes y antes de cambios grandes.
• Actividad reciente: quién ha entrado y qué se ha cambiado.

Para borrar un colegio: ficha › Datos del colegio › Borrar este colegio…. Antes hay que descargar su copia. Si solo quieres pararlo, desmarca «Acceso activo».

Biblioteca y profesorado

Al entrar con el usuario de biblioteca o de profesorado se abre la web del colegio. El botón Personal abre el panel del personal.

El menú del personal

Prestar y devolver

1. En Préstamo, escanea o escribe el código del ejemplar (el número de la etiqueta, 209…).
2. Elige el alumno o profesor y confirma. La fecha de devolución sale sola según los días de los Ajustes.
3. Para devolver, escanea el mismo código y pulsa devolver.

Los préstamos vencidos se marcan en el menú con un número. Desde Informes puedes descargarlos en Excel.

Añadir libros

1. En Añadir libros, escanea el código de barras del libro o escribe el ISBN.
2. LIRABE busca la ficha (título, autor, portada, sinopsis) y propone los criterios de Otso. Revísalos y guarda.
3. Si el libro no se encuentra o los criterios no están claros, se puede prestar ya, pero queda por revisar: Otso lo recomendará cuando el administrador lo apruebe.

Si el libro está en el catálogo general de LIRABE, la ficha llega completa (sinopsis, foto y criterios) y no hace falta revisarla. Pasa lo mismo al cargar un Excel o CSV. Si no está, rellena lo que falte: el libro se puede prestar ya y Otso lo recomendará cuando el administrador lo apruebe.

Para cargar muchos libros a la vez, pide al administrador que suba vuestro Excel o CSV desde el panel.

Quitar libros

Un libro: Editar libro › Eliminar libro. Varios: en Biblioteca, filtra (por colección o búsqueda), pulsa Cambiar en bloque y, abajo, Eliminar los marcados. Una colección entera con sus libros: Ajustes › Catálogo › Colecciones. Los libros prestados no se quitan.

Grupos de Indagación y categorías de Recursos

En Ajustes › Indagación y Ajustes › Recursos puedes cambiar el nombre, el icono y el color de cada grupo, ordenarlos y quitarlos. Pulsa Guardar al terminar.

Informes y Excel

Casi todas las tablas tienen un botón Excel arriba a la derecha. El catálogo descargado incluye las etiquetas de Otso de cada libro.

Alumnos

En la pantalla de alumnos no se ven préstamos ni nombres de otros alumnos.

Buscar libro con Otso

1. Pulsa en Otso y di tu edad.
2. Contesta unas preguntas: qué tipo de historia te gusta, cómo te quieres sentir, cuándo pasa, quién es el protagonista, cuánto quieres leer y cómo lo prefieres (cómic, con dibujos o solo texto). O pulsa Sorpréndeme.
3. Otso te enseña los libros de tu biblioteca que mejor encajan, con su portada y si están disponibles. Si varios encajan igual, salen en orden al azar.
4. Si te gusta uno, pulsa ¡Me lo llevo! y ve al mostrador a pedirlo.

También están Indagación (para buscar información para trabajos) y Recursos (webs de lectura elegidas por la biblioteca).

Preparar las tabletas o los ordenadores de la biblioteca

1. En cada aparato, abre lirabe.com › Entrar y entra con el usuario de alumnos del colegio.
2. La sesión dura 6 meses en ese aparato; no hace falta volver a entrar cada día.
3. Consejo: añade la página a la pantalla de inicio (en el iPad: Compartir › Añadir a pantalla de inicio; en Android: menú › Añadir a pantalla de inicio).

Si el personal entra en ese aparato con su usuario, al terminar debe pulsar Cerrar sesión y volver a entrar con el de alumnos.

Preguntas frecuentes

Seguridad y datos

• Cada colegio solo ve sus propios datos. El administrador ve todos.
• Las contraseñas se guardan cifradas: nadie, tampoco el administrador, puede verlas después de crearlas.
• Las búsquedas de Otso guardan la edad y las respuestas, nunca el nombre del alumno.
• Antes de cargar datos reales de alumnos, el colegio y LIRABE firman el contrato de encargado del tratamiento (se anota en Datos del colegio).
• Más información: Privacidad, Seguridad, Cookies.

Dudas: info@lirabe.com